El proceso de implementación es muy sencillo, con los siguientes pasos, de acuerdo con el tamaño de tu compañía te toma en promedio 40 horas para comenzar a visualizar la información de los viajes en proceso en la torre de control. El tiempo final dependerá de la disponibilidad de información que se requiere cargar a la plataforma y de la estructuración de los procesos de seguridad y/o servicio al cliente que tengas en tu compañía y que desees configurar en la plataforma.
1) Personaliza con el logo de tu compañía la plataforma.
Cada que tu o uno de los usuarios que crees en la plataforma ingrese a la plataforma de ControlT, la imagen de tu empresa será visible.
2) Crea los usuarios de tus colaboradores con su respectivo perfil
El objetivo del perfil es que cada persona vea y/o administre la información que sea pertinente a su cargo, o si es cliente a su viajes monitoreados.
Por ejemplo a una persona de recursos humanos se le podrá restringir acceso a la gestión de alarmas, y darle acceso a la administración de hojas de vida de conductores. Por defecto tenemos usuario operativos, xx, cliente, y tú también puedes crear perfiles personalizados escogiendo a que módulos le darás acceso.
3) Crea la información de los conductores, vehículos, lugares de cargue y lugares de descargue.
Estos maestros los puedes a) crear uno a uno, b) realizar una carga masiva a través de un archivo de Excel, y c) para usuarios avanzados también lo pueden hacer de manera automática integrando el ERP o el TMS en el que administren la información.
Si decides la primera opción, puedes iniciar a usar ControlT de una vez, si decides la segunda opción debes realizar previo al inicio el cargue de la información, si decides la opción de la integración contactanos aqui y un analista de proyectos te contactara (link a formulario de contacto).
Para que en la torre de control se visualice el % de avance del viaje de manera automática (entre otras funciones) es importante que el GPS que tenga instalado el vehículo reporte a nuestra plataforma, consulta aqui (link) la lista de empresas de GPS que actualmente están integradas, si los vehículos tienen gps con alguna de las empresas de este listado, debes contactar a la empresa de GPS para autorizar a que las placas reporten a nuestra plataforma. En caso que los vehículos cuenten con un GPS que no está en ese listado contactanos aqui para que un analista de proyectos te apoye (en este formulario poner en lugar de observaciones, el nombre de la compañía de gps que quiere integrar)
3.1) Crea las restricciones necesarias para que se generen alarmas durante el recorrido del vehículo.
En la plataforma de ControlT encuentras la opción de Matriz de condiciones, el objetivo es que configures situaciones que se pueden presentar en la ruta y que deseas detectar oportunamente, así mismo le asignes diferentes prioridades para que optimices recursos y aumentes la eficiencia de tus operadores.
Por ejemplo una parada superior a X minutos por si sola no necesariamente es un riesgo, por lo cual lo podrias configurar simplemente con una notificación al correo electrónico, sin embargo si esa parada es en una zona de alto riesgo lo podrias configurar.
4) Monta la orden de monitoreo
La orden de monitoreo consiste en crear un viaje en la plataforma, para lo cual se debe determinar el (los) orígenes, destino(s), conductor, vehiculo.
Es importante tener en cuenta que la orden de monitoreo se debe realizar antes de iniciar el viaje, si la cantidad de viajes que despachas te hace incomodo crear cada orden de monitoreo te recomendamos contactar aqui nuestros analistas de proyectos para asesorarte en la integración del software que utilizas para planillar y que las órdenes de monitoreo se creen automáticamente
5) Visualiza el estado y % de avance de los viajes que están en proceso, además realiza filtros para analizar con mayor facilidad la información.
En la torre de control de la plataforma ControlT, visualizas en el mapa o en una tabla la información relativa a los viajes que están activos (un viaje está activo 1,5 horas antes del inicio de la cita de carga, y se finaliza cuando tu quieras o cuando llegue al último destino reportado en la orden de monitoreo)
El % de avance hace relación a los km recorridos de la ruta / los km planeados, así mismo en la columna “estado” cuenta con un código de colores los cuales te indican si el vehículo va cumpliendo itinerario, está en riesgo de incumplir la cita de entrega, o definitivamente va a incumplirle a tu cliente.
Esta información cuenta con múltiples filtros para que puedas ir al detalle de lo que quieras analizar.
5.1) Gestiona las alarmas y registra las anotaciones necesarias para documentar la trazabilidad
Cuando nuestro sistema identifique que se presenta alguna de las situaciones configuradas en la matriz de condiciones, y en dicha configuración se haya parametrizado que el controlador de trafico debia realizar una acción sobre ella (por ejemplo una llamada al conductor), aparecerá una alarma por atender.
En la sección de informes podrás consultar (próximamente) la cantidad de alarmas atendidas por cada uno de tus operadores y el tiempo promedio de atención. También podrás consultar estadísticos sobre la generación de las mismas por ejemplo que conductor tuvo más alarmas, cual fue la alarma más frecuente entre otras.
6) Consulta información de viajes terminados y estadísticas de la operación.
Lo que no se mide no se mejora, por eso en ControlT, permanentemente estamos creando nuevos tableros de indicadores para que cada vez más puedas gestionar la información de tu operación y hacer los ajustes necesarios.
Así mismo, en caso que sea necesario, puedes consultar la trazabilidad de viajes terminados pudiendo visualizar en una tabla los detalles del recorrido y las anotaciones realizadas por el personal que realiza el seguimiento.
